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5 APRILE 2018 • ALLOS • E-LEARNING • GDPR • RISORSE UMANE

GDPR: quali implicazioni per i responsabili delle Risorse Umane?

GDPR: come e perché la normativa per la protezione dei dati personali coinvolgerà i responsabili delle Risorse Umane?

Il conto alla rovescia è iniziato: il 25 maggio 2018 anche nell’ordinamento italiano entrerà in vigore il GDPR. Il nuovo Regolamento UE a tutela dei dati personali, adottato il 27 aprile 2016. La sua finalità? Omogeneizzare la legislazione degli Stati membri e intensificare la protezione della privacy, anche alla luce dei recenti sviluppi tecnologici.

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A questo scopo, sono state introdotte importanti novità, come ad esempio:

  1. la necessità di notificare le violazioni (data breaches)
  2. l’istituzione del Data Protection Officer, obbligatorio per enti e organizzazioni che processano dati sistematicamente e su larga scala
  3. l’aumento delle sanzioni, che possono arrivare fino al 4% dei ricavi annuali.

Tuttavia, come risulta dall’Annual Privacy Governance Report 2017, fino all’anno scorso meno della metà delle aziende si riteneva pronta ad accogliere i cambiamenti del GDPR. E la tua, come li affronterà?

Il GDPR visto dalle HR

Il GDPR promette di rivoluzionare le modalità di raccolta dei dati personali a tutti i livelli aziendali. Anche il reparto delle Risorse Umane, dovrà dunque dimostrare di agire considerando questi punti critici:

  • Mettere al centro la sicurezza

Adottando soluzioni tecnologiche avanzate e dotate di funzionalità all’avanguardia. Come la cifratura informatica e il monitoraggio e la restrizione degli accessi.

  • Gestire la strutturata delle richieste degli interessati

I dipendenti, ad esempio, potranno chiedere di accedere ai dettagli sul flusso dei loro dati o revocare il consenso alla trattazione degli stessi, prestato per una specifica finalità.

  • rispettare determinati tempi di retention dei dati e la necessità di rimuovere dai database i dati personali diventati inutili. Ad esempio perché non più necessari all’espletamento delle normali attività di business, anche nel caso la cancellazione non sia espressamente pretesa. Si pensi, ad esempio, ai dati contenuti nei software HCM. Come quelli relativi agli ex dipendenti e ai candidati o le statistiche di performance management, utilizzate per le valutazioni annuali dei collaboratori.

Ma le complicazioni non finiscono qui: gli obblighi del GDPR vanno comunque allineati a quelli previsti dalle norme fiscali o amministrative.  Attenzione però perché queste, naturalmente, possono variare da Paese a Paese.

Due suggerimenti per gestire il cambiamento:

  • Sfrutta le tecnologie giuste

In un quadro così delicato e complesso, il ruolo dei software di Human Capital Management è ovviamente cruciale. Lo stesso GDPR a prescrivere il ricorso a strumentazioni tecnologiche adeguate.
I software più idonei sono quelli sviluppati sul cosiddetto principio della Privacy by design (e by default), perseguita grazie alla minimizzazione dei dati raccolti e all’approccio user-centric. Entrambi volti a preservare innanzitutto i diritti dell’utente e favorire l’atteggiamento proattivo, diretto a prevenire i rischi di violazione.
Tutto ciò si traduce nel monitoraggio dell’intero ciclo di vita dei dati, nella facilità della loro esportazione, nella tracciatura delle correzioni, in campi mascherati, sbloccabili in base a ruoli e permessi e nella possibilità di rimuovere i dati obsoleti, che verrà amplificata per garantire il cosiddetto diritto all’oblio.

Per facilitare il rispetto delle regole da parte di tutti i soggetti interessati, è bene che i responsabili HR definiscano e condividano con il resto dell’organizzazione delle linee guida dettagliate.
Fornire una spiegazione chiara delle novità introdotte dal regolamento europeo e sui comportamenti da adottare per rispettarne le richieste, aiuterà l’azienda a gestire in modo più fluido il cambiamento, evitando pesanti sanzioni.
Per fare in modo che i dipendenti, i candidati e tutte le altre persone che entrano in contatto con l’azienda siano adeguatamente informate sulle finalità del trattamento, sulle modalità con cui le informazioni saranno elaborate e sui propri diritti, l’ideale è strutturare un percorso informativo in modalità e-learning. I vantaggi di questo approccio sono molteplici. L’e-learning ci permette di raggiungere questo scopo velocemente e rispettando il regolamento. Inserendo il contenuto in una piattaforma LMS che ci permette di rispettare i requisiti di tracciabilità, è infatti possibile documentare in modo dettagliato che il processo informativo si è svolto entro i termini previsti per i vari destinatari.
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Photo by James Pond

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Come creare la migliore employee experience per la generazione Z?

Generazione Z: come garantire la migliore employee experience

Tutti noi sappiamo che un’organizzazione, per funzionare bene, deve saper coordinare e mantenere in equilibrio clienti e collaboratori. Essi sono due facce di una stessa medaglia, appartengono entrambi, in egual misura, al patrimonio aziendale. I bisogni e le necessità dei clienti, vengono soddisfatti dai collaboratori. Si tratta di un legame che crea valore se ben coordinato e sostenuto da strumenti adeguati a supporto dei collaboratori, in particolare della generazione z.
Le aziende che hanno saputo creare, coordinare e mantenere allineato questo legame, hanno visto crescere fedeltà, impegno e felicità di clienti e collaboratori. Perché hanno saputo costruire ed offrire un’esperienza di qualità tanto ai propri clienti (Customer Experience) quanto ai propri collaboratori (Employee Experience).

Il ruolo della trasformazione digitale e la generazione Z

In questa equazione, la trasformazione digitale ha giocato e gioca un ruolo fondamentale, facilitando e sostenendo i processi di lavoro, necessari a rispondere e soddisfare il bisogno del cliente. Oggi siamo di fronte a un nuovo concetto di workforce più evoluto che vede già la contribuzione dei primi talenti della generazione Z . Persone digitalmente evolute che hanno bisogno di strumenti adeguati e un ambiente di lavoro che sappia offrire la stessa User Experience che hanno off work. Il concetto di Employee Experience infatti, si presta perfettamente per rispondere alle aspettative della generazione Z.

Di cosa hanno quindi bisogno i nuovi talenti 4.0?

  • COINVOLGIMENTO

Impegno e motivazione dei collaboratori, sono il carburante necessario al motore organizzativo. Ma non è semplice ottenerli e chiunque di noi si occupa di risorse umane, sa quanto il tema dell’engagement dei collaboratori, rappresenti una della sfide più grandi che gli HR manager devono affrontare. Per vincere questa sfida non bastano più i vecchi software gestionali, è necessario poter disporre di sistemi, piattaforme che siano capaci di integrare strumenti gestionali e strumenti sociali.La generazione z ha bisogno di una employee experience che la faccia sentire coinvolta e incoraggiata attraverso lo stesso tipo di App che normalmente usa fuori ufficio: Social, Collaboration & Communication. In questo modo si può creare connessione, engagement tra collaboratori e organizzazione.

  • FELICITÀ’

Lo sappiamo bene, ed è anche provato statisticamente, che esiste un legame ben preciso tra felicità e produttività: le persone felici danno, in media, un rendimento più elevato e la loro creatività è tripla. Al contrario, le persone poco soddisfatte stanno a casa in media 1,25 giorni in più al mese; lo dimostra una ricerca effettuata nel 2008 da Gallup Healthways. Dunque, anche per la generazione z è fondamentale promuovere crescita, motivazione e benessere delle persone, attraverso obiettivi chiari, strumenti adeguati, apprezzamento personale, rispetto e incoraggiamento, supporto emotivo e appartenenza.

  • ASCOLTO

“ Senza la base, scordatevi le altezze” Cit. La base per un’esperienza di lavoro solida e felice comincia dal primo istante in cui si entra in contatto con un’organizzazione. La fase dell’inserimento di una nuova risorsa in azienda è un processo sul quale si stanno concentrando molte ricerche in ambito manageriale, l’obiettivo è quello di comprendere meglio il vissuto delle persone in relazione alle dinamiche organizzative, perché dal modo in cui si accoglie una nuova risorsa dipende il futuro del rapporto con l’azienda. Il futuro di questa relazione si gioca nei primi tre mesi, periodo in cui il neo assunto esamina la situazione: “è il posto giusto per me?”, “è il lavoro che mi avevano prospettato?” “ qual è il mio ruolo?” domande ricorrenti che, credo, ognuno di noi, possa ricordare di essersi posto durante i primi mesi di collaborazione.
E’ in questo periodo che il nuovo talento della generazione z sviluppa l’attaccamento e pone le basi per un forte senso di appartenenza. Che potrà crescere solo se ben nutrito. E’ fondamentale quindi, avvalersi di strumenti in grado di rispondere alle diverse necessità che progressivamente si manifestano sia da parte del collaboratore. Gestendo con particolare attenzione il bisogno per la persona di vedere riconosciuto il proprio sforzo lavorativo in termini di risultati e per l’azienda la necessità che il neo-inserito possa, in breve tempo, padroneggiare il proprio ruolo. Grazie infine ai sistemi HR di ultima generazione, è possibile mantenere i due fattori allineati. Attraverso la condivisione di obiettivi chiari e feedback costanti, i risultati saranno più mirati e non tarderanno ad arrivare.

  • VALORIZZAZIONE

La generazione z rappresenta una nuova forza umana ed economica che si caratterizza sempre più come “liquide workforce”. La valorizzazione del loro operato rappresenta pertanto un fondamentale investimento per l’azienda. Sempre ricordandoci che per costruire in altezza sono necessarie solide basi, il premio Nobel per l’economia Gary Becker ha scritto: “L’educazione, la formazione e la salute sono gli investimenti più importanti Talent Management”. Talento e abilità dei dipendenti sono già fattori chiave del successo di ogni organizzazione. Per questa ragione, per creare una employee experience coinvolgente e motivante per la generazione z, in prima istanza, aziende e manager devono imparare a valorizzare quanto questa nuova generazione è in grado di portare all’interno del’organizzazione.

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